Conversion de chaînes

Comment scinder le contenu d'une colonne en deux ?

Il n'est pas rare de devoir séparer le contenu de cellules Excel pour le répartir sur deux colonnes différentes, par exemple une rubrique contenant à la fois le Prénom et le Nom. Commencez par recopier l'exemple ci-dessous dans votre logiciel :

Pour réaliser cette opération, il faut repérer le caractère qui servira de "délimiteur", en clair l'endroit où la chaîne de caractère sera scindée. Dans notre exemple, il s'agit bien sûr de l'espace.

Excel propose une fonction de conversion de chaînes accessible par le menu "Données - convertir", il s'agit d'un assistant. Sélectionnez auparavant la colonne contenant les informations, puis sélectionnez dans le premier écran le format "Délimité", cliquez ensuite sur le bouton "Suivant", puis sélectionnez le caractère de délimitation, dans notre cas, l'espace ...

Comme vous le montre la figure ci-dessus, le résultat peut parfois être décevant : dans notre cas lorsque la chaîne à traiter contient plusieurs espaces, elle est séparée en trois colonnes et non pas en deux comme souhaité...

Pour pouvoir intervenir de façon plus précise, Excel dispose de fonctions assez puissantes que nous allons mettre en œuvre maintenant. Commencez tout d'abord par créer deux colonnes supplémentaires que vous titrerez NOM et PRENOM (voir figure ci-dessous).

Tout d'abord, la fonction "TROUVE" qui recherche une chaîne de texte au sein d'une autre et renvoit le numéro de la position de départ de la première chaîne de texte trouvée à partir du premier caractère de la seconde chaîne de texte. Inscrivez par exemple en cellule B2 la formule :

=TROUVE(" ";A2)

Ce qui revient à renvoyer la position du premier espace rencontré dans la cellule A2. Notez qu'un espace est matérialisé par " ". Excel vous renverra alors la valeur 7, c'est à dire la position de l'espace dans la chaîne "Albert CAMUS".

Il vous suffit maintenant de faire appel à la fonction STXT qui permet d'extraire un ou plusieurs caractères d'une chaîne de texte. La syntaxe est la suivante :

STXT(texte;no_départ;nb_car)

texte : Représente la chaîne de texte contenant les caractères à extraire.
no_départ : Représente la position dans le texte du premier caractère à extraire. Exemple : Dans le mot maison, le "m" a une position égale à 1, le "i" a une position égale à 3.
no_car : Le nombre de caractères à extraire.

Essayez par exemple d'inscrire en B3 la formule :

=STXT(A3;10;3)

Excel renvoie la chaîne "MBA". Il vous suffit maintenant d'imbriquer les deux fonctions pour arriver à vos fins. Positionnez vous en B2 et effacez l'exemple, puis inspirez-vous de la figure ci-dessous.

Notez que l'on a rajouté +1 à la fonction TROUVE, car sinon la césure se ferait avant l'espace et le nom extrait comporterait donc un espace au début. La valeur 50 représentant la longueur de la chaîne peut être adaptée en fonction du contenu réel de la colonne.

Il vous suffit maintenant d'utiliser la poignée de recopie pour traiter tous les noms, puis d'adapter la largeur de la colonne ...

Appliquez ensuite cette formule à la colonne prénom (notez que l'extraction démarre au premier caractère et se termine au premier espace rencontré, comme le montre l'illustration ci-dessous).

Utilisez à nouveau la poignée de recopie : MISSION ACCOMPLIE !

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débutant  confirmé  expert